43. El poder la PMO centrada en el propósito
La pregunta clave
Éramos cerca de 400 participantes, provenientes de todos los rincones de Latinoamérica y más allá, comunicándonos en español, inglés, portugués, así como en mezclas creativas como portuñol, espanglish y portinglés. Entre nosotros había personas de diversas edades y un amplio espectro de profesiones, experiencias y expectativas. La diversidad era nuestra característica común. Todo esto ocurría durante la sesión de clausura del congreso PMI - LIM LATAM 2024, un encuentro que reflejaba la riqueza y variedad de nuestra región.
En la sala nos recibió un grupo de percusionistas apasionados. Dispersos sobre cada mesa se encontraban pequeños tambores conocidos como djembes. Con cierta timidez, cada uno de nosotros tomó su instrumento y empezó a experimentar con los sonidos a un volumen suave, mientras sentíamos un leve dolor en las manos por el esfuerzo. En la tarima, el grupo de percusionistas continuaba desplegando su contagioso ritmo, llenando el espacio con su vibrante energía sonora.
A medida que nos familiarizábamos más con los tambores y la energía nos envolvía, el ritmo comenzó a propagarse por toda la sala. Gradualmente, todos nos sumamos a golpear los djembes de manera rítmica, hasta que el espacio entero vibró al unísono. A pesar de nuestras diferencias, todos resonábamos juntos, creando una pieza musical única e irrepetible. Aunque cada uno aportaba su propio matiz, un ritmo común nos unía claramente. En ese momento, descubrimos lo que nos igualaba: la capacidad de resonar juntos en un solo ritmo y compás.
Al mismo tiempo, la dinámica de grupo nos reveló que compartíamos algo más allá del ritmo. A pesar de nuestras diferencias, había una fuerza que nos mantenía unidos y sincronizados en ese lugar. Además de la conexión a través de la música, compartíamos un PROPÓSITO común: "Maximizar la probabilidad de éxito de los proyectos para elevar nuestro mundo". Este es el propósito institucional del PMI, que en ese momento, nos unía profundamente, recordándonos por qué estábamos allí.
Qué reveladora lección. El RITMO de un son es como el PROPÓSITO de una organización. Tras reflexionar sobre esta idea durante meses, he llegado a una conclusión sencilla, pero profundamente valiosa: todo radica en el "por qué". Y este "por qué" se encuentra intrínsecamente reflejado en el PROPÓSITO. Esta conexión subraya la importancia de tener claridad y convicción detrás de nuestras acciones y metas.
El PROPÓSITO es el elemento esencial que nos permite resonar juntos y vibrar en sincronía, ya sea en la vida familiar, en la empresa o en los proyectos. Actúa como la piedra angular sobre la que construimos nuestros esfuerzos y aspiraciones. Por ello, es crucial refinar, aclarar, comunicar y emplear nuestro PROPÓSITO para maximizar el éxito en cualquier proyecto o emprendimiento. Esta es la clave para alinear nuestros objetivos y lograr resultados significativos.
"El papel lo aguanta todo..."
Normalmente, el PROPÓSITO de un proyecto se detalla inicialmente en el Caso de Negocio y luego se consolida en el Acta de Constitución. Es fundamental que todos los proyectos cuenten con estos documentos. A pesar de esto, la mera existencia de un Caso de Negocio y un Acta de Constitución bien formulados no garantiza el éxito del proyecto. Estos documentos son cruciales para establecer una dirección clara, pero deben ir acompañados de una ejecución efectiva y una gestión continua para alcanzar los objetivos propuestos.
En el artículo de HBR, "Does Your Project Have a Purpose?" (Octubre, 2021), Antonio Nieto-Rodriguez comenta la importancia de integrar un PROPÓSITO, más allá de simplemente un sólido Caso de Negocio en la gestión de proyectos. Nos hace notar que, aunque un Caso de Negocio es esencial para evaluar la viabilidad de un proyecto, por sí solo es insuficiente para garantizar su éxito. El artículo enfatiza que entender el PROPÓSITO del proyecto —su 'por qué' más profundo— es crucial para alinearse con los objetivos estratégicos de la organización y motivar a los miembros del equipo.
https://hbr.org/2021/10/does-your-project-have-a-purpose
El artículo también proporciona un método para descubrir el propósito de un proyecto preguntando repetidamente "¿Por qué estamos haciendo esto?" para profundizar hasta la razón central más allá de metas superficiales. Este enfoque ayuda a revelar el verdadero valor de un proyecto, lo que puede motivar y comprometer significativamente a los miembros del equipo.
El artículo sugiere que muchas organizaciones no dedican suficiente tiempo a articular el propósito del proyecto, lo que puede llevar a resultados mediocres, y por lo tanto, aboga por un enfoque más centrado en el propósito, argumentando que entender y articular el propósito de un proyecto es tan crítico como la justificación comercial del proyecto para lograr el éxito a largo plazo y la alineación organizacional.
Los seres humanos a menudo buscamos un propósito en la vida porque proporciona un sentido de dirección, significado y motivación. Tener un propósito puede influir enormemente en cómo percibimos nuestras actividades diarias, contribuyendo a tener un sentido más profundo de realización y satisfacción.
El propósito nos ayuda a entender nuestro lugar y puede definir más claramente nuestro rol. Ofrece una narrativa con la cual el equipo puede alinear sus acciones, lo cual es crucial para formar un sentido coherente de identidad.
El propósito impulsa la motivación, facilitando el establecimiento de objetivos y la perseverancia ante los desafíos. Cuando los miembros del equipo tienen un claro sentido de lo que se quiere lograr, es más probable que se involucren profundamente con sus tareas y mantengan el esfuerzo a lo largo del tiempo.
Tener un propósito puede ayudar al equipo a enfrentar dificultades y contratiempos. Proporciona una razón para seguir esforzándose incluso frente a la adversidad, fomentando así la resiliencia.
Y por último, pero no por ser lo menos importante, las investigaciones sugieren que tener un sentido de propósito está vinculado a una mejor salud mental y física. Las personas con un fuerte propósito tienden a experimentar niveles más bajos de estrés y ansiedad, y algunos estudios sugieren que incluso podrían vivir más tiempo.
A menudo, tal como sucede con el ritmo de base de una melodía, el PROPÓSITO engrana nuestras propias contribuciones con las contribuciones de nuestros compañeros de equipo, lo que puede fortalecer los vínculos sociales y aumentar los sentimientos de pertenencia al equipo, al proyecto y a la organización.
La PMO basada en el propósito
En otro interesante artículo, esta vez un reporte de la serie "Thought Leadership" titulado "El éxito de las PMO en Latinoamérica: Habilitar el éxito a través de la estrategia y el talento en la dirección de proyectos" (2022), el PMI resalta la necesidad de enfocarse en el PROPÓSITO como elemento clave para maximizar el éxito de los proyectos en Latinoamérica.
En la región, donde los proyectos abarcan sectores tan variados como infraestructura, finanzas, tecnología de la información y desarrollo sostenible, se identifica que la "dirección de proyectos" es frecuentemente percibida como una función centrada en la programación de tareas, en lugar de ser vista como un componente estratégico crucial para la realización de objetivos organizacionales.
https://www.pmi.org/learning/library/es-el-exito-de-las-pmo-en-latinoamerica-13654
La investigación subraya que, para liberar el potencial de la economía de proyectos en Latinoamérica, es fundamental reconocer y empoderar a quienes lideran e impulsan los proyectos, integrando la estrategia organizacional con la ejecución de proyectos. Esto se ve reflejado en las prácticas de las organizaciones más exitosas de la región, que no solo priorizan la dirección de proyectos sino que también fomentan una alineación estratégica entre los proyectos y los objetivos corporativos más amplios.
El texto también señala la importancia de cerrar la brecha entre los proyectos y la estrategia corporativa, destacando la necesidad de alinear las métricas de los proyectos con las metas estratégicas de la organización. Un hallazgo notable es que en el ámbito latinoamericano, sólo un porcentaje menor de organizaciones alinea consistentemente sus iniciativas con los indicadores de desempeño clave.
Adicionalmente, el desarrollo e incorporación de marcos de materialización de beneficios es crucial para mejorar esta relación y permitir un seguimiento continuo del valor que la dirección de proyectos aporta a la empresa.
El texto aboga por la creación de una visión común de los proyectos, un PROPÓSITO compartido, lo que permite a los equipos de proyectos trabajar de manera que no solo se entregue valor a las organizaciones sino que también se respeten los valores organizacionales. Esta visión común debe integrar consideraciones como la innovación, el desarrollo sostenible, y la diversidad e inclusión, asegurando que los proyectos no sólo cumplan con los objetivos técnicos y de entrega, sino que también reflejen y promuevan los principios más amplios de la organización.
Conclusión
En este texto he tratado de enfatizar la trascendental importancia de enfocarse en el PROPÓSITO como medio para maximizar la probabilidad de éxito en los proyectos. Resaltemos que, más allá de cumplir con las especificaciones técnicas o seguir los métodos establecidos, es el PROPÓSITO el que verdaderamente impulsa y alinea todos los esfuerzos hacia un objetivo común, reflejando los valores y aspiraciones más amplios de una organización.
Al establecer un PROPÓSITO claro y compartido, los equipos pueden resonar juntos, manteniendo su motivación y compromiso incluso frente a desafíos. Este enfoque no solo mejora la cohesión y la moral del equipo, sino que también se alinea con los objetivos estratégicos más amplios de la organización, lo que conduce a resultados más significativos y sostenibles.
El PROPÓSITO actúa como el ritmo que sincroniza a los individuos en una orquesta, permitiendo que cada contribución individual refuerce y enriquezca el conjunto. Este alineamiento de propósitos fortalece los vínculos sociales y fomenta una sensación de pertenencia que trasciende las métricas tradicionales de éxito, ofreciendo una dirección más profunda y un sentido de realización que supera las expectativas iniciales de los proyectos.
Por último, hacemos un llamado a todos los líderes y gestores de proyectos para que dediquen el tiempo necesario para descubrir, articular y comunicar eficazmente el PROPÓSITO de sus proyectos. Al hacerlo, no solo se maximiza el potencial de éxito de los proyectos, sino que también se contribuye al bienestar y la satisfacción de los equipos, potenciando la realización de contribuciones valiosas y duraderas tanto para las organizaciones como para la sociedad en general.
Espero que sirva y guste. No dudes en ponerte en contacto:
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