35. El Análisis de Decisiones con Múltiples Criterios en la Guía del PMBOK 6ed para la Dirección de Proyectos
(Tiempo
de lectura: 20 minutos) Quizás la característica más notable de
nuestro tiempo es la rapidez con la que cambia el entorno. El cambio está
presente de forma incesante en todos los aspectos de la vida, en lo personal,
en lo social, en lo profesional, en lo organizacional. A nivel global, la
tecnología evoluciona a pasos agigantados, de la mano de un crecimiento
poblacional sin precedentes. El cambio es un hecho, no podemos evitarlo y sólo
podemos identificar la mejor manera de afrontarlo.
La
manera inteligente de afrontar el cambio es a través de proyectos; es decir, mediante acciones conscientemente dirigidas
hacia objetivos que generen valor. En el futuro próximo, todo comenzará a girar
en torno a proyectos, en todos los ámbitos, en todos los niveles. En el ámbito
personal, por ejemplo, completar una carrera, establecer y redefinir un
negocio, alcanzar la excelencia profesional, formar una familia, guiar a los
hijos en el buen sendero, el buen envejecer e incluso el buen morir, serán
concebidos como proyectos. Ni qué decir del ámbito social. En los próximos 30
años, 2.000 millones de personas más en el mundo requerirán vivienda,
infraestructura civil, desarrollo técnico y tecnológico. La necesidad de
plantear proyectos es evidente.
Este concepto ha sido definido por el Project
Management Institute (PMI) con el término "The Project Economy". Esta y las próximas generaciones de
líderes tendrán la tarea de plantear proyectos y dirigirlos a buen puerto, con la capacidad de tomar buenas decisiones
como brújula, instrumento esencial de la travesía.
Según
la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ®,
6ed), un proyecto es un esfuerzo
temporal orientado a obtener un resultado único. Dicho resultado estará
enmarcado en términos de tiempo, costo, alcance y calidad. El resultado ha de
responder y contribuir a la consecución de objetivos de más alto nivel,
generando valor a través de la alineación de los resultados del proyecto con
los objetivos estratégicos de su entorno. El Director del proyecto será el
encargado de integrar los recursos a su alcance, con una misión, visión y
objetivos de orden superior. Su capacidad de relacionamiento, habilidad de
comunicación, pericia técnica, liderazgo y gestión estratégica son elementos
esenciales para dirigir un proyecto, pero la argamasa que los une es la capacidad de tomar buenas decisiones.
El
Análisis de Decisiones (Decision Analysis) es una técnica surgida en el seno de las Ciencias
para la Gestión (Management Science). Permite analizar un problema
complejo de decisión incorporando la incertidumbre de manera formal, es decir, matemáticamente. Una rama particular es el Análisis de Decisiones con Múltiples Criterios (Análisis Multicriterio) que permite,
además, abordar el problema tomando en cuenta múltiples objetivos fundamentales,
a través de un conjunto de criterios de evaluación. Dicho conjunto de criterios debe ser completo, no redundante y preferencialmente independiente en el caso de modelos compensatorios.
El
Análisis de Decisiones con Múltiples Criterios en su forma más simple suele ser
representado por una tabla, en la que se definen los criterios de evaluación,
se les asigna a cada uno de ellos una ponderación porcentual, se construye una escala de evaluación para cada
criterio (comúnmente la escala cualitativa 1, 2, 3, 4, 5) y se calcula un resultado mediante la técnica de la suma ponderada. Sin embargo, cuando la técnica no es aplicada correctamente, el resultado puede
conducir a una decisión errónea. Un error frecuente es el uso descuidado de escalas cualitativas del
tipo (1, 2, 3, 4, 5). Al ser estas escalas de tipo ordinal, debieran poder ser remplazadas por otras equivalentes, digamos (10, 20, 30, 40,
50), sin ningún efecto en el resultado final; lo cual debe ser comprobado en cada caso.
En un modelo de evaluación multicriterio correctamente concebido, los criterios presentan métricas de evaluación claras y no-ambiguas, las ponderaciones de los criterios son definidas teniendo en cuenta niveles referenciales en todos los criterios de evaluación y el modelo matemático permite incorporar la incertidumbre y hacer análisis de sensibilidad y robustez.
Las Ciencias para la Gestión ayudan a resolver estas consideraciones, sin embargo, será necesario adquirir pericia en la metodología para aplicar la técnica correctamente. Así, un modelo de decisión multicrtiterio se convierte en una herramienta sofisticada que permite analizar diferentes escenarios, aquilatar el efecto de la incertidumbre y como resultado, dar pie a una decisión informada, como se muestra a continuación
Ejemplo
de elementos analíticos de un Análisis de Decisiones con Múltiples Criterios,
en este caso utilizando el software M-MACBETH
La
técnica del Análisis de Decisiones con Múltiples Criterios es la brújula
del Director de Proyectos y como tal ha sido señalada de forma recurrente a
todo lo largo y ancho del PMBOK.
El Capítulo 4 del PMBOK aborda la
gestión de la integración del proyecto. El Director del proyecto tiene la
tarea de combinar los resultados en todas las Áreas de Conocimiento de la
Dirección de Proyectos. Ante la necesidad de un cambio clave, el Director
pondrá en una balanza los efectos en el cronograma, el alcance, el costo y la
calidad, evaluando el riesgo general y el efecto del cambio en los objetivos estratégicos
que dieron vida al proyecto. Tomar la decisión con plena conciencia de los
efectos en múltiples áreas es función del Análisis Multicriterio. Haciendo un
símil, la balanza es un modelo matemático que mide la influencia de cada
criterio de evaluación y el riesgo y la incertidumbre serán esclarecidos
mediante el uso de probabilidades para poder tomar una decisión informada.
El Capítulo 5 del PMBOK aborda la gestión del alcance del proyecto. Analiza
los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido y únicamente el trabajo requerido para completar el proyecto con
éxito. "Los requisitos del proyecto incluyen condiciones o capacidades
que se requiere que estén presentes en un producto, servicio o resultado a fin
de satisfacer un acuerdo u otra especificación impuesta formalmente. Los
requisitos incluyen las necesidades y expectativas cuantificadas y documentadas
del patrocinador, del cliente y de otros interesados" (sic). Por lo tanto,
dado que las expectativas de los múltiples actores son normalmente diversas y
contrapuestas, el Análisis Multicriterio puede ser útil para visualizar los
efectos en todas las variables desde las diferentes perspectivas de los
involucrados.
El Capítulo 8 del PMBOK aborda la gestión de la calidad del
proyecto. "Estudia los procesos para incorporar la política de
calidad de la organización en cuanto a la planificación, gestión y control de
los requisitos de calidad del proyecto y el producto, a fin de satisfacer los
objetivos de los interesados" (sic). Los resultados del proyecto deben
ser completos, correctos y satisfacer las expectativas del cliente. Pero ¿cuál
es el grado óptimo de control de calidad? En la búsqueda de menor re-trabajo,
mayor productividad, menores costos, mayor satisfacción de los interesados y
mayor rentabilidad, encontramos objetivos contrapuestos. ¿Asumimos una política
de prevención, de evaluación o de falla? El costo óptimo de la calidad es el
que refleja el equilibrio adecuado entre estas tres políticas. Es la balanza
otra vez.
Al
respecto, en palabras del PMBOK, " […] una técnica para la toma de
decisiones que puede utilizarse para este proceso incluye, entre otros, el análisis
de decisiones con múltiples criterios. Las herramientas de análisis de
decisiones con múltiples criterios (por ejemplo, la matriz de priorización) se
pueden utilizar para identificar los principales incidentes y las alternativas
adecuadas a fin de ser priorizados como un conjunto de decisiones para implementación.
Los criterios se priorizan y se les asigna un peso antes de aplicarlos a todas
las alternativas disponibles, para obtener una puntuación para cada
alternativa. A continuación las alternativas se clasifican según puntuación.
Tal como se utiliza en este proceso, esto puede ayudar a priorizar las métricas
de calidad " (sic). El arte del método está en definir los criterios a
utilizar y la ciencia está en asignar una ponderación a cada criterio de manera
racional y evitando asignación arbitraria de valores.
El Capítulo 9 del PMBOK aborda la gestión de los recursos del
proyecto. Como es natural, se refiere a los procesos para identificar,
adquirir y gestionar los recursos físicos y humanos, necesarios para el
proyecto. La selección de personal y la configuración de equipos de trabajo son
áreas donde el Análisis Multicriterio puede ser de utilidad, dada la
multiplicidad de factores que es necesario considerar simultáneamente, pero
sobre todo, debido a la naturaleza intangible de muchos de ellos. La empatía,
por ejemplo, es un aspecto de naturaleza intangible y de difícil evaluación que
puede ser adecuadamente considerado en un modelo de evaluación multicriterio.
De
similar forma, la adquisición de recursos es una aplicación natural del
Análisis Multicriterio. Citando al PMBOK, "a menudo se utilizan
criterios de selección para seleccionar los recursos físicos del proyecto, o el
equipo del proyecto. Al utilizar una herramienta de análisis de decisiones
con múltiples criterios, se desarrollan y utilizan criterios para calificar
o puntuar recursos potenciales (por ejemplo, escogiendo entre los recursos
internos y externos del equipo)." (sic)
Estrategia,
gobernabilidad y riesgos son tres áreas íntimamente relacionadas, sobre las que
se asienta el proceso de toma de decisiones de alto nivel en cualquier
proyecto. El Capítulo 11 del PMBOK aborda la gestión de riesgos. La
gestión de riesgos involucra identificar, analizar, planificar la respuesta y
monitorear los factores que pueden causar desviaciones con respecto a los
objetivos del proyecto o los objetivos estratégicos la organización, sobre la
base del manejo matemático de estimaciones de probabilidad e impacto.
A
grandes rasgos, el proceso consiste en identificar, normalmente de manera
participativa, los factores que podrían producir variaciones en los objetivos.
Analizar sus causas, aquilatar sus consecuencias y estimar las probabilidades
de ocurrencia. Con ello, en un análisis cualitativo, es posible
establecer una priorización para asignar recursos a los factores de riesgo más
importantes, estableciendo la actitud más recomendable frente a estos. Según el
PMBOK, "las organizaciones deben elegir enfrentar el riesgo del
proyecto de una manera controlada e intencional para crear valor equilibrando
al mismo tiempo el riesgo y la recompensa. […] La gestión del riesgo general
del proyecto tiene como objetivo mantener la exposición al riesgo del proyecto
dentro de un rango aceptable." (sic)
Cuando
la importancia del proyecto, el riesgo y la complejidad así lo ameritan, podría
ser necesario adentrarse en técnicas más especializadas de análisis
cuantitativo de riesgos para determinar valores precisos de exposición.
Entre las técnicas mencionadas por el PMBOK, figuran algunas que son
tradicionales y de estudio obligatorio en materia de Análisis de Decisiones. El
Árbol de Decisiones, por ejemplo, es una técnica común para incorporar la
incertidumbre en forma de probabilidad en la toma de decisiones. Cuando se
presentan varios criterios de evaluación, la técnica (aún más sofisticada) se
denomina "Toma de Decisiones Multi-atributo". De la misma forma, los
Diagramas de Influencia, también mencionados en el PMBOK, son técnicas
complementarias al Árbol de Decisiones.
Ejemplo
de Árbol de Decisiones (fuente: PMBOK, 6ed)
En
términos del PMBOK: "Las respuestas a los riesgos deben adecuarse a la
importancia del riesgo, ser rentables con relación al desafío a cumplir,
realistas dentro del contexto del proyecto, acordadas por todas las partes
involucradas y deben estar a cargo de una persona responsable. A menudo es
necesario seleccionar la respuesta óptima a los riesgos entre varias opciones.
Para cada riesgo, se debe seleccionar la estrategia o la combinación de
estrategias con mayor probabilidad de eficacia. Las técnicas estructuradas para
la toma de decisiones se pueden utilizar para elegir la respuesta más
apropiada. […] Las técnicas para la toma de decisiones que pueden utilizarse
para seleccionar una estrategia de respuesta a los riesgos incluyen, entre
otras, el análisis de decisiones con múltiples criterios. Pueden ser
objeto de examen una o más estrategias de respuesta a los riesgos. Las técnicas
para la toma de decisiones pueden ayudar a priorizar las estrategias de
respuesta a los riesgos. El análisis de decisiones con múltiples criterios
utiliza una matriz de decisión a fin de proporcionar un enfoque sistemático
para el establecimiento de criterios clave de decisión, evaluar y clasificar
alternativas, y seleccionar una opción preferida. Los criterios para la
selección de la respuesta a los riesgos pueden incluir, entre otros, el costo
de la respuesta, la probable efectividad de la respuesta para cambiar la
probabilidad y/o el impacto, la disponibilidad de recursos, las restricciones
en tiempo (urgencia, proximidad e inactividad), el nivel de impacto si el
riesgo se produce, el efecto de la respuesta sobre los riesgos relacionados, la
introducción de riesgos secundarios, etc. " (sic)
El Capítulo 12 del PMBOK aborda la gestión de adquisiciones del
proyecto. Comprar o adquirir productos, servicios o resultados que es
preciso obtener fuera del equipo del proyecto. Normalmente las adquisiciones se
realizan bajo procesos competitivos en los que se identifica un conjunto de
criterios de evaluación y se selecciona al mejor proveedor. Normalmente dichos
criterios de evaluación son contrapuestos entre sí, como por ejemplo maximizar
la experiencia del equipo y minimizar el precio propuesto.
El
PMBOK menciona: "Al elegir los criterios de evaluación, el
comprador procura asegurar que la propuesta seleccionada ofrezca la mejor
calidad para los servicios requeridos. Los criterios de selección de
proveedores, pueden incluir, entre otros: competencia y capacidad; costo del
producto y costo del ciclo de vida, fechas de entrega, experiencia y enfoque técnicos,
experiencia específica relevante, adecuación del enfoque y el plan de trabajo
propuestos, calificaciones, disponibilidad y competencia del personal clave;
estabilidad financiera de la empresa; experiencia en gestión; y adecuación del
programa de transferencia de conocimientos, incluida la capacitación"
(sic). Todos ellos son criterios de evaluación aptos para ser utilizados
en un proceso de Análisis de Decisiones con Múltiples Criterios.
Una
de las grandes virtudes de la técnica multicriterio para guiar los procesos de
adquisiciones es la representación explícita del sistema de valores a ser
utilizado en la evaluación. Es decir, los criterios de evaluación son
inequívocamente expuestos, sus escalas y la justificación de las ponderaciones
utilizadas. En términos técnicos anglosajones, esto proporciona un "Audit
Trail"; es decir, la posibilidad de replicar en el futuro, el proceso
de evaluación y verificar o auditar que el proceso de selección haya sido
realizado sobre parámetros razonables, justificados y documentados. El Análisis
Multicriterio genera procesos de adquisición transparentes.
Por
último, pero no menos importante, el Capítulo 13 aborda la gestión de los
interesados del proyecto. "Identificar a las personas, grupos u
organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para
analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y
para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la
participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del
proyecto" (sic). Entre las técnicas y herramientas para monitorear el
involucramiento de los interesados, el PMBOK menciona el "análisis
de decisiones con múltiples criterios, los criterios para el
involucramiento exitoso de los interesados se priorizan y ponderan para
identificar la selección más adecuada" (sic). En efecto, al trabajar
con ponderaciones en los criterios de evaluación, el Análisis Multicriterio
permite modelar el sistema de valores de cada uno de los grupos de interesados del
proyecto por separado. Ante la necesidad de un cambio, es posible prever la
reacción de un determinado involucrado utilizando su correspondiente set de
ponderaciones para los criterios de evaluación.
Así
pues, el Análisis Multicriterio es un proceso de aprendizaje continuo y
cíclico, que comienza con un análisis del contexto de decisión, pasa por
definir los diferentes elementos del modelo de evaluación y vuelve de tanto en
tanto a las fases iniciales hasta que se logre definir una estructura de evaluación
estable, que produzca tranquilidad al evaluador. El resultado final del
análisis es una valoración numérica de las opciones, lo cual nos permite tomar
una decisión con la tranquilidad de poderla justificar tanto cualitativa como
cuantitativamente.
El
arte del proceso radica en ser capaces de identificar los objetivos
fundamentales y transformarlos en criterios de evaluación. Dicha transformación
implica idear la forma de valorar las alternativas con respecto a cada uno de
los criterios identificados y de definir el grado de importancia que tienen
estas valoraciones particulares dentro del contexto global. La ciencia viene
luego, a la hora de manipular la información correctamente, utilizando la
lógica matemática y los axiomas de racionalidad para obtener respuestas y
conclusiones robustas.
El
PMBOK captura adecuadamente la importancia de la metodología del Análisis de
Decisiones con Múltiples Criterios para la Dirección de Proyectos. Es tarea de
los líderes de hoy de mañana, conocer las técnicas y adquirir pericia para el
análisis racional en la toma de decisiones.
Bibliografía
consultada:
2017,
Project Management Institute Inc., "Guía de los FUNDAMENTOS PARA LA
DIRECCIÓN DE PROYECTOS (Guía del PMBOK ®) Sexta edición", ISBM
978-1-62825-194-4
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aplicación del Análisis de Decisiones:
